Mitarbeiter*in (m/w/d) Sekretariat & Assistenzbereich

Wir suchen SIE! Jetzt bewerben und Teil unseres Teams werden!

An der Medizinischen Hochschule Brandenburg Theodor Fontane (MHB) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle (40h/Woche) als Mitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariat & Assistenzbereich der Geschäftsführung am Standort Neuruppin zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

Als zentrale Schnittstelle der Geschäftsführung sorgen Sie dafür, dass Organisation und Abläufe reibungslos laufen. Sie gestalten aktiv die administrativen Prozesse mit und übernehmen dabei unter anderem:

• Planen, Koordinieren und Umsetzen aller administrativen Abläufe im Sekretariat und Assistenzbereich, um den Geschäftsführungsbereich optimal zu unterstützen
• Vorbereiten und Organisieren von Veranstaltungen der Geschäftsführung – von der Raumplanung über Teilnehmermanagement bis hin zur Bereitstellung der notwendigen Unterlagen
• Terminplanung und -koordination für die Geschäftsführung, inklusive Abstimmung mit internen und externen Partnern
• Vor- und Nachbereitung von Vor-Ort-Terminen und Sitzungen
• Empfang externer Gäste an der Hochschule
• Erstellen und Bearbeiten von Schriftstücken sowie Unterstützung bei Bestellvorgängen und administrativen Aufgaben
• Eigenständige elektronische und telefonische Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Unterstützung des Personalreferats bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, um neue Mitarbeitende optimal zu integrieren und den Austritt reibungslos zu gestalten

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches, sicheres Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten – persönlich, telefonisch und schriftlich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (GER-Niveau C1)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (GER-Niveau B2)
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kommunikationstools
• Hohe Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion und Belastbarkeit
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Aufgaben und Prioritäten
• Organisationstalent mit Blick für Details
• Proaktive Arbeitsweise, um die Geschäftsführung effektiv zu unterstützen und Abläufe im Sekretariat zu optimieren
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
• Engagement, Prozesse mitzudenken und kontinuierlich zu verbessern

Wir bieten:

Sie erwartet ein vielseitiges Aufgabenfeld mit direktem Einblick in das Hochschulmanagement und die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Darüber hinaus bieten wir:

• ein dynamisches, wertschätzendes und humorvolles Team – auch in arbeitsintensiven Phasen bleibt das Lachen nicht auf der Strecke
• kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• ein attraktiver, grüner Campusstandort in Neuruppin mit hoher Aufenthaltsqualität
• flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Kernarbeitszeit
• vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
• BusinessBike (bei Festanstellung)
• subventioniertes Mittagessen auf dem Campus
• digitale Gesundheitsplattform (WorkLifePortal) mit kostenlosen Angeboten, Trainings, Rezepten und Tipps zur individuellen Gesundheitsförderung
• betriebsärztlicher Dienst inklusive Vorsorgeuntersuchungen
• 28 Tage Erholungsurlaub (Erhöhung nach Betriebszugehörigkeit)
• zusätzlich arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und relevante Nachweise) reichen Sie bitte über unser Online-Bewerbungsportal ein.
Bewerbungen per eMail oder Post/ in Papierform können nicht berücksichtigt werden.

Für weitere inhaltliche Auskünfte zur Stelle wenden Sie sich bitte an:
Cindy Tauber, Personalreferentin & Büroleitung Präsidium
anrufen oder eMail

Als MHB fördern wir die Gleichstellung aller Beschäftigten und sehen in der Vielfalt unserer Belegschaft einen großen Gewinn. Im Sinne der Diversität begrüßen wir Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Vorder- und Hintergründen. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung von uns bevorzugt behandelt.

Aus Gründen des Datenschutzes weisen wir darauf hin, dass Sie uns mit Ihrer Bewerbung gleichzeitig Ihr Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung und Speicherung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens erteilen.

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Am Mute hängt der Erfolg.

Was Brandenburgs berühmtester Dichter Theodor Fontane einst lehrte, dient heute als Handlungsmaxime für ein visionäres Projekt: Die MHB – Deutschlands jüngste Bildungseinrichtung für zukünftige Ärzt*innen und Psycholog*innen.

FAQ

Wir fördern Gleichstellung und Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie der elektronischen Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens zu.

Ihre Ansprechpartner*innen

Für weitere Informationen oder bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die in der Stellenanzeige benannte Kontaktperson.

Thematische Ansprechbereiche:

Job Postings & Applicant Management/ Online-Bewerbung:
Mandy Dannewitzsch | eMail

Gleichstellungsbeauftragte:
Georgia Fehler | eMail

Vertrauensperson für schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen:
Prof. Dr. med. dent. Gerhard Schmalz | eMail